Assiduité Administrative : Assiduité de classe/groupe
La page Assiduité de classe/groupe permet d’entrer rapidement l’assiduité d’une classe ou d’un groupe et d’activer les élèves préinscrits non absents. L’accès à la page est contrôlé par la tâche Assiduité Admin - Assiduité classe / groupe.
Trois tâches principales peuvent être effectuées dans cette page :
entrer les mêmes valeurs dans les fiches de présence pour une journée donnée et pour un groupe d’élèves donné;
modifier les valeurs Justification, Raison, À voir., Téléphoné , Note , et Commentaire pour des élèves individuels;
supprimer des fiches d’assiduité pour des groupes d’élèves ou des élèves individuels.
L’application active automatiquement les élèves non absents lors de l’enregistrement des données.
L’utilisateur doit être conscient que cette page contient des renseignements « en arrière-plan ». À savoir, chaque ligne dans la grille est liée à un élève, mais peut représenter plusieurs enregistrements d’assiduité. Par exemple, si la voie sélectionnée comporte cinq périodes pour la journée actuelle et que le mode d’entrée est « Toute la journée », en réalité chaque élève a cinq enregistrements d’assiduité et l’utilisateur souhaite entrer les mêmes renseignements pour chacun. Il peut arriver que certaines de ces données soient déjà entrées par la même personne ou par une autre personne. L’utilisateur peut les examiner en cliquant sur l’icône Ass. auj. sur la ligne de l’élève.
S’il y a 3 périodes avant le dîner et deux périodes après, et que le mode d’entrée est AM, chaque ligne correspond alors à 3 fiches de présence.
La page ne permet pas le mélange de différents modes d’entrée dans la grille. Cela signifie que le contenu doit être enregistré avant que l’utilisateur puisse changer le mode d’entrée. L’utilisateur fait afficher la grille des élèves en cherchant le groupe d’élèves (en sélectionnant le critère de recherche dans le haut et en cliquant sur le bouton Liste). L’utilisateur sélectionne ensuite Justification, Mode d’entrée et peut-être Raison et Commentaire (dans le panneau Appliquer comme) et sélectionne une partie ou l’ensemble des élèves à l’aide de la colonne de sélection située à gauche de la grille. L’utilisateur peut appliquer les valeurs sélectionnées en cliquant sur le bouton Appliquer les valeurs à la sélection. L’utilisateur peut ensuite modifier les valeurs pour certains élèves et ajouter les valeurs appropriées pour À voir., Téléphoné et Note.
L’utilisateur enregistre les résultats, modifie les champs « Justification » et répète les actions. Si les valeurs Justification »actuelles ont été entrées par erreur et que l’utilisateur ne veut pas enregistrer les données, il lui suffit de décocher les cases à cocher et de modifier la valeur du champ « Justification ». Une fois toutes les données d’assiduité entrées pour les élèves sélectionnés, l’utilisateur choisit un autre groupe d’élèves.
Panneau Recherche des élèves
Le panneau Recherche des élèves permet de remplir la grille Élèves en fonction des critères sélectionnés. L’utilisateur détermine ici quels élèves vont apparaître dans la grille Élèves dans la section Liste de l’assiduité. Lorsque l’utilisateur clique sur Rechercher, le panneau Liste de l’assiduité s’agrandit. Les critères de recherche sont Voie, Date de l’assiduité et Sélectionner selon.
La voie détermine les périodes qui seront appliquées aux fiches de présence. Cette valeur est aussi utilisée pour filtrer les classes qui apparaissent dans la liste déroulante. (Cette liste apparaît sous la liste déroulante « Sélectionner selon », lorsque l’option « Classe » a été sélectionnée.) Par exemple, si l’utilisateur sélectionne la voie senior, seules les classes seniors apparaîtront dans la liste déroulante de sélection des classes. La liste déroulante Voie contient les voies pour l’école et l’année scolaire actuelles. Si l’utilisateur n’a pas sélectionné de voie, le bouton Rechercher et les champs Date de l’assiduité et Sélectionner selon sont inactivés. En l’absence de voies valides, la boîte n’est pas remplie et l’action ne peut pas être effectuée. Dans ce cas, le bouton Liste et les autres champs du panneau sont aussi inactivés.
Le champ de saisie Date de l’assiduité contient la date pour la saisie des fiches de présence. Le sélectionneur de dates contient uniquement les dates correspondant aux jours durant lesquels l’assiduité doit être enregistrée pour la voie sélectionnée. Toutes les autres dates sont inactivées dans le calendrier. Si la date actuelle ne correspond pas à une journée durant laquelle l’assiduité doit être enregistrée, la date passéela plus proche est sélectionnée. En l’absence de dates valides, la boîte n’est pas remplie et les actions ne peuvent pas être effectuées. (Le bouton Liste est inactivé.)
Lorsque l’utilisateur sélectionne une autre voie, la liste déroulante Date de l’assiduité est recalculée. La date sélectionnée précédemment est conservée. Si la date précédente n’est pas applicable pour la voie sélectionnée, la date de prise des présences passée la plus proche est sélectionnée.
Les options Sélectionner selon sont Classe-foyer, Classe, Groupe, Route d’autobus, Période, Absences/retards aujourd’hui et Toute l’école. Lorsque l’utilisateur sélectionne n’importe quelle valeur autre que Absences/retards aujourd’hui et Toute l’école, une liste déroulante apparaît sous le champ Sélectionner selon. Le bouton Rechercher est inactivé tant que la liste déroulante est vide.
Lorsque la valeur Classe-foyer est sélectionnée, la liste déroulante contient toutes les classes-foyers dans l’école qui sont des classes-foyers primaires et qui sont affectées à la voie et au semestre correspondant à la date sélectionnée. Les élèves affichés dans la section inférieure de la page doivent avoir la classe-foyer sélectionnée dans leur emploi du temps.
Lorsque la valeur Classe est sélectionnée, la liste déroulante contient toutes les classes, incluant les classes-foyers, qui sont affectées à la voie et au semestre correspondant à la date sélectionnée. Les élèves affichés dans la grille Liste de l’assiduité doivent avoir la classe sélectionnée dans leur emploi du temps.
Lorsque la valeur Groupe est sélectionnée, la liste déroulante contient tous les groupes de l’école. Les élèves affichés dans la Liste de l’assiduité font partie du groupe sélectionné.
Lorsque la valeur Route d’autobus est sélectionnée, la liste déroulante contient tous les Route d’autobus pour l’école. Les élèves affichés dans la grille Liste de l’assiduité doivent être affectés à l’itinéraire d’autobus sélectionné.
Lorsque la valeur Absences/retards aujourd’hui est sélectionnée, tous les élèves qui ont une fiche de présence par période à la date sélectionnée seront affichés dans la grille Liste de l’assiduité.
Lorsque la valeur Période est sélectionnée, la liste déroulante contient les périodes correspondant à la voie sélectionnée. Dans ce cas, le mode d’entrée du groupe Appliquer selon dans la page contiendra une seule valeur : Période. L’élève qui a des classes dans la période sélectionnée sera affiché dans la grille Liste de l’assiduité.
Lorsque la valeur Toute l’école est sélectionnée, tous les élèves actifs ayant des dates d’arrivée d’une valeur antérieure ou égale à la date sélectionnée seront affichés dans la grille Liste de l’assiduité. Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Rechercher, le module procède à la recherche des données, remplit la grille Liste de l’assiduité et active la section Appliquer selon.
Quelques clarifications
Chaque fois que l’utilisateur accède à nouveau à la page Assiduité de classe/groupe, l’application affiche le contenu de la page lors de la dernière consultation, soit les critères de recherche et les résultats de la dernière recherche.
Valeurs d’assiduité
Le groupe est situé au-dessus de la grille Liste de l’assiduité. Il définit les règles pour initialiser les valeurs Justification, Raison, Mode d’entrée et Commentaire de la grille Liste de l’assiduité. Si la grille contient des lignes cochées, toute la section à l’exception des boutons est inactivée.
La liste déroulante Justification contient les valeurs Absent, Absence justifiée, Journée G, Retard et Journée sans enseignement. Lorsque les valeurs Absent ou Absence justifiée sont sélectionnées, toutes les valeurs contenues dans la section Mode d’entrée sont activées. Lorsque la valeur En retard est sélectionnée, seul Période est sélectionnée. Lorsque Journée sans enseignement est sélectionnée, Toute la journée et Période sont sélectionnés.
La liste déroulante Mode d’entrée comprend les options Toute la journée, Période, Heure d’arrivée et Heure de départ. Des champs supplémentaires sont affichés lorsque Période, Heure d’arrivée et Heure de départ sont sélectionnés. Voici une description des champs : Période : une liste déroulante contenant les périodes pour la voie actuelle. Les valeurs Heure d’arrivée et Heure de départ sont déterminées par les options Utiliser heure actuelle des préférences de l’école. Si les options Heure d’arrivée et Heure de départ sont sélectionnées, le module Assiduité d’eTrillium utilisera l’heure actuelle indiquée par l’horloge de l’ordinateur. Si les options ne sont pas sélectionnées, le module Assiduité d’eTrillium insérera l’heure 00:00 (minuit).
La liste déroulante Raison contient les valeurs qui proviennent de la table de validation Codes d’absence. Les valeurs dans la liste dépendent de la justification sélectionnée et de la date.
Le champ Commentaire peut contenir jusqu’à 80 caractères.
Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Appliquer les valeurs à la sélection, les valeurs des lignes sélectionnées sont remplacées par les valeurs qui se trouvent dans la section Valeurs d’assiduité.
Liste d’assiduité
Les valeurs de la grille sont insérées en cliquant sur le bouton Rechercher dans le panneau Recherche d’un élève. La grille contient les fiches d’assiduité des élèves actifs et préinscrits qui répondent aux critères de recherche. La grille contient les colonnes Statut, Nom, L’assiduité d’aujourd’hui, Justifications, Raison, Contacts, À voir., Téléphoné, Note, Commentaire, Date de naissance et Numéro de l’élève. La colonne de sélection comporte des icônes Sélectionner tout et Désélectionner tout. Les élèves préinscrits sont activés automatiquement si l’utilisateur tente d’entrer une fiche de présence autre que Absent toute la journée ou s’il n’entre aucun renseignement sur l’assiduité.
Lorsque l’utilisateur modifie une ligne de la grille, la case Sélectionner de cette ligne devient cochée. L’utilisateur peut désélectionner la ligne et toutes les valeurs de la ligne vont redevenir vides.
La section Valeurs d’assiduité située au-dessus de la grille Liste d’assiduité sera inactivée lorsque l’utilisateur clique sur n’importe quelle ligne de la grille (lorsque la case de sélection est cochée). Lorsque la dernière ligne sélectionnée est désélectionnée, la section Valeur d’assiduité est activée à nouveau. Les champs Justification, Raison, À voir., Téléphoné, Note et Commentaire sont modifiables.
Le champ Justification comprend les options Absent, Absence justifiée, Journée G et Journée sans enseignement. Lorsque l’utilisateur sélectionne une valeur dans le champ Justification, l’application recharge dans la liste déroulante Raison les valeurs qui se trouvent dans la table de validation Codes d’absence. C’est-à-dire que si la valeur Absent est sélectionnée, la liste déroulante sous la colonne Raison contient les valeurs tirées de la table de validation Codes d’absence qui sont assignées au code d’absence Absent. La colonne À voir. sert à identifier les élèves qui devraient être rencontrés par l’administration. La case à cocher Téléphoné indique qu’une entrée doit être créée au sujet du fait qu’on a téléphoné à la maison de l’élève pour discuter de son absence. Le répertoire téléphonique sera affiché lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Répertoire téléphonique pour l’élève actuel. Le répertoire contient les données de télécommunication pour tous les contacts de l’élève. Le bouton Assiduité d’aujourd’hui est activé uniquement pour les élèves qui ont déjà des fiches de présence pour la journée actuelle. Cliquer sur ce bouton affiche la fenêtre Assiduité soumise d’aujourd’hui pour l’élève actuel. La colonne Commentaires est alphanumérique (jusqu’à 80 caractères).
Remarque Importante: Du code d'absence "jour G" n'est pas écrasé par les entrées de la classe / du groupe.
Assiduité Administrative : Cumul de l'assiduité
Cliquez ici pour en savoir plus sur la manière dont la procédure de cumul de l'assiduité convertit les données d'assiduité entrées par périodeau format d'assiduité quotidienne requis par le ministère de l'Éducation de l'Ontario.