Assiduité Administrative : Cumul de l'assiduité

Aperçu

Le présent document explique comment la procédure de cumul de l'assiduité convertit les données d'assiduité entrées par période au format d'assiduité quotidienne requis par le ministère de l'Éducation de l'Ontario.

Calcul de l'assiduité

Pour l'assiduité quotidienne, tout ce qui est nécessaire, c'est qu'il y ait une date et des codes d'assiduité pour l'avant-midi et l'après-midi. Ni les raisons ni l'heure ne sont enregistrées. L'algorithme examine l'assiduité par période et l'emploi du temps des élèves pour déterminer s'ils étaient, en fait, présents à l'école l'avant-midi ou l'après-midi. L'après-midi commence à midi ou 12 h, pas quand les élèves commencent leur période du dîner. Par conséquent, si un élève arrive à l'école à 12 h 15 pour sa classe qui se déroule de 11 h 30 à 12 h 50, il sera considéré comme étant en retard l'après-midi et absent l'avant-midi.

Si les heures de début et de fin d'une école sont très inhabituelles, par exemple si une école doit commencer la journée à 7 h 30 et la finir à 12 h 30 parce qu'une autre école doit utiliser l'édifice, le champ Début de l'après-midi, situé dans la fenêtre Préférences > École - Académique > Cumul de l'assiduité, peut être utilisé pour définir une heure différente.

L'application tient compte de l'emploi du temps de l'élève pour déterminer les absences et les retards quotidiens. Par exemple, si un élève dont le premier cours est à 10 h est marqué comme étant en retard ou qu'il arrive à 9 h 30, il ne sera pas considéré comme étant en retard dans le cadre de l'assiduité quotidienne. Après tout, comment peut-il être en retard en arrivant à 9 h 30 s'il ne doit pas se présenter à l'école avant 10 h? D'un autre côté, un élève marqué comme étant absent à sa période de 10 h, mais présent à sa période de 11 h, sera considéré comme étant en retard à l'école parce qu'il a manqué son premier cours. S'il avait aussi un cours à 9 h et qu'il n'a pas été marqué comme étant absent pour ce cours, alors l'absence de cet élève entre 10 h et 11 h sera ignorée dans le cumul de l'assiduité quotidienne, mais elle sera conservée dans son profil d'assiduité par période. Cet élève, bien qu'absent durant tout l'avant-midi, était présent une partie du temps. Le cumul considère un élève comme étant présent durant l'avant-midi s'il était présent à un moment quelconque durant l'avant-midi, ne serait-ce que durant quelques minutes.

Remarque: Veuillez prendre note que les périodes d'études ne sont pas considérées comme des classes aux fins du cumul de l'assiduité. Ceci signifie que les écoles ont le choix d'enregistrer ou non les présences pour les périodes d'études. L'assiduité enregistrée demeure dans l'assiduité par période de l'élève. Si, toutefois, elle n'est pas enregistrée, l'élève ne sera pas considéré comme étant présent comme ce serait le cas s'il n'était pas enregistré comme étant absent pour une classe ordinaire.

Le cumul sera effectué chaque jour durant lequel l'assiduité est enregistrée.

Exemples de cumul de l'assiduité

Dans les exemples ci-dessous, l'absence de données dans les colonnes Avant-midi et Après-midi pour l'assiduité quotidienne indique que pour la période, le cumul de l'assiduité quotidienne a conclu que l'élève était présent à un certain moment durant l'avant-midi ou l'après-midi. Dans certains cas, vous verrez un "N" dans ces colonnes. Le "N" indique que l'élève est dans une voie qui n'a pas de classes à cette heure, ou que l'élève est dans le registre à temps partiel et qu'il n'a pas de classes d'enseignement pour cette demi-journée (des classes sans enseignement comme une classe-foyer). La maternelle de l'avant-midi ou de l'après-midi est un exemple d'une telle voie.

Options de cumul de l'assiduité 

Les cumuls de l'assiduité quoditienne seront effectués automatiquement durant l'enregistrement de l'assiduité lorsque vous utilisez les modules Assiduité individuelle et Assiduité de classe/groupe. Aussitôt que l'assiduité est enregistrée, un cumul de l'assiduité quotidienne est effectué pour les élèves dont l'assiduité vient d'être enregistrée.

Le cumul sera lancé après chaque période durant laquelle l'assiduité de l'élève est enregistrée. Le cumul de l'assiduité quotidienne ne sera exact qu'une fois l'assiduité enregistrée pour la dernière période. Par exemple, supposons qu'un élève a quatre cours durant une journée de 5 périodes dans laquelle la période 4 est l'heure du dîner. Lorsque son absence à la période 1 est enregistrée, le cumul le considérera comme étant en retard l'avant-midi puisqu'il n'a pas été marqué comme ayant été absent durant d'autres périodes. Lorsque son absence à la période 2 est enregistrée et que le cumul est effectué, son assiduité quotidienne montre qu'il a été absent l'avant-midi, mais présent l'après-midi. Une fois son absence à la période 3 enregistrée et cumulée, son assiduité quotidienne montre une absence l'avant-midi et un retard l'après-midi. Finalement, s'il est marqué comme étant absent à la dernière période, son assiduité quotidienne montre une absence à la fois l'avant-midi et l'après-midi. Pour obtenir ce résultat final, le cumul automatique a effectué le cumul de l'assiduité de l'élève quatre fois.

Le cumul ne sera pas effectué pour les élèves qui n'ont aucune classe de prévue une journée durant laquelle l'assiduité est enregistrée. Le système devrait enregistrer l'assiduité quotidienne lors de ces journées comme des journées sans enseignement (N).

Cumul manuel 

À partir de TWebSchAdmin 5.40.20, en mai 2017, vous avez aussi la possibilité de lancer manuellement le cumul de l'assiduité. Une école pourrait devoir lancer un cumul manuel à la suite, par exemple, d'un changement effectué au calendrier scolaire.