TWebATT: Prise des présences par les enseignants

TWebATT 5.30.00 et supérieur.

Aperçu

Assiduité Web Trillium (TWebATT) fait partie de la suite de produits Trillium, qui permet aux enseignants d'entrer les présences des élèves par Internet à tout moment et depuis n'importe où. Tous les renseignements sur les présences d'Assiduité Web proviennent directement de la base de données Trillium depuis l'application, sans aucune étape intermédiaire ou aucun traitement des données. Le présent article explique les notions de base liées à la prise des présences.

Accès à l'application

Le personnel des TI de votre école donne à vos enseignants un lien vers un site Web ainsi que les informations de sécurité. Vous devez entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe dans les champs appropriés. TWebATT récupère ensuite les réglages de sécurité et vous donne accès à tous les élèves et à toutes les classes qui vous sont affiliées. Notre application vérifie que vous avez la permission pour accéder aux renseignements et pour effectuer certaines tâches. Trillium de base est responsable de la gestion des comptes de sécurité des enseignants qui ont la permission d'utiliser notre application Web. Nous recourons au chiffrement pour assurer que les renseignements textuels confidentiels sont transmis de façon sécuritaire par Internet.

Remarque : Après plusieurs tentatives d'accès infructueuses durant une session, votre compte sera automatiquement suspendu (bloqué durant un certain temps). Si ceci vous arrive, parlez à votre personnel des TI. Le nombre de tentatives et la durée de la suspension sont tous deux configurables par votre personnel technique.

Accès à TWebATT depuis Trillium de base

Depuis Trillium de base 3.05.00, tout utilisateur auquel on a assigné la tâche de sécurité appropriée peut accéder à TWebATT depuis Trillium de base. Vous n'avez pas à entrer vos identifiants à nouveau pour accéder à TWebATT.

Remarque : Si votre personnel technique a défini les préférences pour forcer le changement des mots de passe, cette restriction est imposée lorsque vous accédez à Trillium de base.

Page d'assiduité

Il se peut aussi que votre personnel technique vous ait donné l'URL de TWebATT et que vous accédiez à notre application Web directement, sans passer par Trillium de base. D'une façon comme de l'autre, la première page qui apparaît lorsque vous accédez à TWebATT est illustrée ci-dessous. C'est dans cette page que vous commencez la procédure consistant à saisir l'assiduité par classe des élèves.

Toutes les pages comportent les éléments suivants :

le logo du conseil scolaire, dans le coin supérieur gauche;
le nom de l'utilisateur, le bouton Sortir et le compteur de fin de session, dans le coin supérieur droit;
dans la bordure colorée au-dessous, vous verrez le nom de votre école à gauche de l'année scolaire courante;
si vous avez des classes dans plus d'une école, vous verrez une liste déroulante contenant le nom de ces écoles.

Critères de recherche

Commencez par choisir la classe dans laquelle vous voulez prendre les présences, en fonction des critères de recherche suivants : Voie, Date, Classe, Période, Afficher mes classes. Lorsque vous entrez dans notre application, nous chargeons des valeurs implicites pour tous les critères, effectuons une recherche et affichons la liste des élèves pour la classe et la période implicites.

Si vous avez des classes à cette heure, la liste déroulante Classe contiendra toutes les classes, et la liste déroulante Date contiendra toutes les dates d'enregistrement d'assiduité pour la classe sélectionnée. Si vous n'avez aucune classe à cette heure, les listes déroulantes Classe et Date sont vides. La liste déroulante Classe contient par défaut les classes pour lesquelles vous êtes l'enseignant, assiduité, en fonction de la date sélectionnée. Si la classe n'est pas offerte à la date sélectionnée, la liste des élèves est vide.
Lorsque vous choisissez une autre voie dans la liste déroulante Voie, nous cherchons la classe implicite pour la voie sélectionnée et nous rechargeons la liste des élèves pour la classe trouvée.
La liste déroulante Date contient les jours d'enregistrement d'assiduité du calendrier scolaire pour la classe implicite. Le champ Date contient par défaut la date actuelle si cette date est un jour d'enregistrement de l'assiduité; autrement, il contient la dernière date d'enregistrement d'assiduité antérieure. Vous pouvez sélectionner manuellement toute autre date lors de laquelle les présences doivent être enregistrées. Les valeurs de la liste déroulante Période sont déterminées en fonction de l'échéancier pour la voie, la classe et la date sélectionnées. Cliquez sur Date actuelle pour retourner à la journée d’assiduité actuelle.
Si vous avez accès à Tous les élèves, vous pouvez voir tous les élèves de votre école. Cliquez sur Afficher mes classes pour afficher uniquement les classes pour lesquelles vous êtes désigné comme un enseignant, assiduité. Cette information est indiquée dans l'en-tête, à droite de Période. Nos rédacteurs ne disposaient pas des privilèges d'accès appropriés, voilà pourquoi vous ne voyez pas cette information ci-dessus.

Liste des élèves

La liste contient les données sur les élèves, en fonction de la classe et de la période sélectionnées. Lorsque nous chargeons les élèves, ils sont par défaut classés selon le nom de l'élève.

La colonne Danger médical est visible si la préférence du conseil correspondante a été définie.

La colonne contient une icône si l'élève a un identificateur de danger médical.
La colonne n'a pas de titre et elle ne peut pas être triée (elle ne peut pas être utilisée pour trier la liste d'assiduité).

La colonne Statut affiche un P pour les élèves préinscrits (plus de détails plus loin).

Vous pouvez trier cette liste selon le statut : tous les élèves préinscrits peuvent être placés dans le haut ou le bas de la liste.
Pour trier le contenu de cette colonne, cliquez sur Statut. La flèche dans le titre montre la direction du tri.

Nom de l'élève affiche les noms de l'élève dans l'ordre nom, prénom.

Le titre de la colonne indique le nombre total d'élèves dans la classe et le nombre d'élèves préinscrits (le cas échéant).
Initialement, votre liste d'assiduité est triée selon la valeur dans ce champ en ordre alphabétique ascendant.
Pour changer l'ordre de tri (ascendant à descendant et inversement), cliquez sur Nom de l'élève. La flèche dans le titre montre le sens du tri.
Chaque nom a une infobulle indiquant le nombre d'enregistrements d'assiduité pour chaque type d'assiduité : A, R, G, S, J. Vous voyez les mêmes renseignements en cliquant sur le nom d'un élève. Nous avons conçu ceci pour les appareils sans infobulles, comme les iPad. Nous avons enlevé les colonnes Absent et Retard, qui apparaissaient dans les versions précédentes.

Justification vous permet de créer les enregistrements d'assiduité.

Cliquez sur A pour créer un enregistrement d'absence.
Cliquez sur L pour créer un enregistrement de retard.
Si un élève ne doit pas avoir d'enregistrements d'assiduité, les deux boutons doivent être laissés en mode passif (non cliqués).
Le type d'assiduité sélectionné est affiché à côté des boutons.
Le ministère de l'Éducation de l'Ontario a élargi l'utilisation des codes G à un plus grand nombre de raisons d'absence que par le passé, à compter de l'année scolaire 2017-2018. En savoir plus ici

Si votre secrétaire a déjà entré un enregistrement d'assiduité, la valeur Justification de l'élève est affichée et les deux boutons sont inactivés. Des champs additionnels, Heure d'arrivée, Raison, Note, Commentaire, peuvent devenir disponibles lorsque vous cliquez sur Justification, selon les préférences du conseil. Même si vous pouvez voir ces champs, si les données y ont été entrées par quelqu'un d'autre, comme la secrétaire de votre école, vous ne pourrez pas les modifier.

Vous pouvez trier les enregistrements en ordre ascendant ou descendant en cliquant sur le titre de la colonne. La flèche montre le sens de la direction du tri.

La colonne Raison indique la ou les raisons d'assiduité pour le type d'assiduité sélectionné (justification).

Les enseignants peuvent modifier la raison si la préférence du conseil correspondante a été définie.
Autrement, vous pouvez uniquement voir les raisons entrées par la secrétaire dans d'autres applications (Trillium de base ou Assiduité Admin).
Si le champ Raison est éditable, vous pouvez sélectionner dans la liste des raisons d'absence ou de retard après avoir cliqué sur Justification.
Vous pouvez trier les enregistrements en ordre alphabétique ascendant ou descendant en cliquant sur le titre de la colonne. La flèche dans le titre montre la direction du tri.

La colonne Commentaire contient des commentaires pour les enregistrements d'assiduité des élèves.

La colonne est visible uniquement si la propriété du conseil Permettre aux enseignants d'accéder aux commentaires a été définie à Oui.
Si la préférence du conseil Lecture seulement a été définie, les enseignants peuvent voir les commentaires définis par une secrétaire avec une autre application.
Si la propriété Entrer/modifier les commentaires a été définie, vous avez entièrement accès à ses commentaires. Tout commentaire entré par d'autres utilisateurs demeure non éditable.
La longueur maximum du champ de commentaire est de 80 caractères.
Vous pouvez trier les enregistrements en ordre alphabétique ascendant ou descendant en cliquant sur le titre de la colonne. La flèche indique le sens dans lequel les renseignements sont classés.

Prêt à enregistrer?

Cliquez sur Enregistrer, à gauche de l'en-tête Liste d'assiduité, pour enregistrer les données entrées dans votre base de données. Lorsque ceci est appliqué, ceci active certains ou l'ensemble des élèves préinscrits (vous trouverez plus d'information à leur sujet ici). Enregistrer est associé à deux infobulles possibles :

L'assiduité pour la classe sera enregistrée (si la case à cocher Assiduité complétée n'est pas sélectionnée).
L'assiduité pour la classe sera enregistrée et identifiée comme étant complétée (si la case à cocher Assiduité complétée est sélectionnée).

Lorsque la case à cocher Assiduité complétée est sélectionnée, TWebAtt remplit la table d'enregistrement de l'assiduité par période pour la période actuelle. Lorsque l'assiduité est complétée pour toutes les périodes, la table d'enregistrement de l'assiduité par classe est remplie.

Un symbole de pourcentage (%) apparaîtra à côté du nom de la classe dans la liste déroulante Classe si l'assiduité a été complétée pour certaines périodes (mais pas toutes).
Un astérisque (*) apparaîtra à côté du nom de la classe pour indiquer que l'assiduité a été complétée pour toutes les périodes de classes de la date actuelle.

Le contrôle Assiduité complétée est entouré d'un cadre rouge, comme dans la première capture d'écran dans la page Assiduité ci-dessus , s'il n'est pas sélectionné.

Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, s'il n'y a pas d'erreurs dans les valeurs d'arrivée entrées, TWebATT enregistre les données et affiche un message d'état dans le haut de votre liste d'assiduité. L'état d'enregistrement peut correspondre à :

Les données sur l'assiduité ont bien été enregistrées.
Des problèmes sont survenus durant l'enregistrement des données sur l'assiduité ou lors de l'activation des élèves.

S'il y a des erreurs dans les heures d'arrivée, rien n'est enregistré et l'application indique les champs erronés.

Activation des élèves préinscrits

Si la préférence du conseil Afficher les élèves préinscrits a été définie, les élèves préinscrits sont affichés avec les autres élèves de la classe. Dans ce cas, si un élève préinscrit n'a pas d'enregistrements d'assiduité (aucun des boutons Justification n'est activé) ou qu'il a un enregistrement de retard, l'élève sera activé lors de l'enregistrement des données.

Si la préférence Afficher une mise en garde indiquant que le statut de l'élève changera pour Actif est cochée, nous vous avisons quant à l'activation. Si vous cliquez sur Non, l'enregistrement n'est pas effectué.
Si la préférence du Conseil - académique Permettre le transfert à plusieurs écoles est cochée, nous vérifions si l'élève est préinscrit dans plusieurs écoles pour la même année scolaire. Si l'élève n'est pas actif dans aucune autre école de jour, nous modifierons son statut à Actif dans l'école prenant les présences.
Si l'élève est déjà actif dans une autre école de jour, le message suivant apparaît : "Les élèves suivants : {Nom du(des) élève(s)} sont "actifs" dans une autre école et ils ne peuvent pas être activés ici."
Les élèves ne peuvent pas devenir actifs dans une école partagée avant d'être actifs dans leur école principale. S'ils ne sont pas actifs dans leur école principale, le message suivant apparaît : "Les élèves suivants : {Nom du(des) élève(s)} ne sont pas "actifs" dans leur école principale et ils ne peuvent pas être activés ici."
Si l'élève a déjà été activé par un autre utilisateur (p. ex., la secrétaire) pendant que l'enseignant entre et enregistre les données, le message suivant apparaît : "Les élèves suivants sont déjà devenus actifs : {Nom du(des) élève(s)}."
Si une erreur d'activation se produit, le contrôle est renvoyé à la page Assiduité. Tous les enregistrements d'assiduité qui ne sont pas affectés par l'activation sont enregistrés. Le statut de l'opération est "Des problèmes sont survenus durant l'enregistrement des données d'assiduité ou l'activation des élèves."

De plus amples renseignements sur les élèves préinscrits sont disponibles ici.

Modification du mot de passe

Vous pouvez changer votre mot de passe personnel en remplissant les champs de la page Changer le mot de passe. Les règles applicables à votre mot de passe sont affichées au-dessus du champ Ancien mot de passe.

Préférences

L'onglet du menu Préférences donne accès aux préférences actuelles de l'utilisateur et du conseil et aux réglages de l'application.

L'onglet du menu Préférences et les éléments de ses sous-menus sont disponibles uniquement pour les utilisateurs qui disposent des privilèges de sécurité appropriés (tâches de sécurité).
L'onglet ouvre un sous-menu à trois éléments : Utilisateur, Préférences du conseil et Configuration.

Sous-menu Utilisateur

Vous pouvez changer vos préférences personnelles en sélectionnant le schéma de couleurs dans la liste déroulante. Les choix sont bleu, vert, orange et violet (valeur implicite).