Assiduité Administrative : Assiduité individuelle

Assiduité Administrative par défaut à Assiduité individuelle.

Cette page contient un panneau Recherche d’un élève, Renseignements concernant l’élève, et deux sections : Détails de l’assiduité et Répertoire téléphonique.

Si l’élève n’a pas été sélectionné, la section Renseignements concernant l’élève, dans l’encadré Élève sélectionné, dans la partie supérieure de l’écran, est remplacée par le message « Aucun élève sélectionné ». La grille Détails de l’assiduité est vide. Lorsque l’utilisateur sélectionne un élève dans la liste Résultats de la recherche située du côté gauche de l’écran, les renseignements sur l’élève sont affichés. La photo, le nom, la classe-foyer, la voie, l’année, l’âge, le sexe, le statut, le numéro d’élève, le NISO ainsi que les absences et les retards du participant sélectionné sont affichés. La photo de l’élève peut être en format .jpeg ou bitmap. Les renseignements sur l’élève et les détails de l’assiduité deviennent visibles. Le panneau Détails de l’assiduité est agrandi par défaut et le Répertoire téléphonique est visible lorsque l’utilisateur agrandit le deuxième panneau en accordéon. 

Panneau Recherche des élèves

Le panneau Recherche des élèves est situé du côté gauche de la page. Il contient la section Paramètres et la Liste des résultats. La section Paramètres comporte les modes Régulier et Avancé. Le mode Régulier est utilisé par défaut lors du chargement de la page. L’utilisateur alterne entre les modes à l’aide des boutons Avancé et Régulier.

La mode Régulier contient le champ Nom et les boutons Rechercher et Avancé. Le critère de recherche consiste en une partie du nom complet de l’élève (prénom ou nom ou les deux). La mode Avancé contient les éléments suivants : 

• Des boutons radio pour la recherche du nom, soit Préféré ou Légal.
• Des champs Nom de famille et Prénom. Le champ Nom doit faciliter la recherche par caractères à n’importe quelle position du nom de l’élève : l’utilisateur entre une partie du nom, clique sur le bouton Rechercher et l’application trouve tous les élèves dont le nom de famille contient les lettres entrées.
• Les cases à cocher Statut offrant le choix entre Actif, Préinscrit et Inactif. La combinaison Actif et Préinscrit sera la combinaison par défaut. Le calcul du statut est effectué pour la date actuelle.
• Les champs N^o d’élève, NISO, Sexe et Année d’études sont aussi des champs de recherche possibles.

Barre en Accordéon Détails de L'Assiduité

La partie supérieure de l’écran contient des renseignements communs sur l’élève : photo de l’élève, nom, classe-foyer, voie, année d’études, âge, sexe, statut, n^o d’élève, NISO, absences, retards, ainsi que toutes les alertes applicables dans l’ordre suivant : péril médical, élève protégé et assiduité.

Le statut de l’élève est calculé et affiché en fonction de la date actuelle. Cette valeur ne dépend pas des dates sélectionnées dans la fenêtre contextuelle Ajouter un enregistrement d’assiduité et elle change uniquement si l’utilisateur sélectionne un autre élève ou s’il active l’élève courant dans la page Assiduité individuelle ou Assiduité de classe/groupe. Les totaux des absences et des retards sont calculés à partir de l’assiduité soumise au ministère pour l’élève.

La procédure de cumul de l’assiduité vérifie les enregistrements d’assiduité de l’élève de chaque jour pour déterminer si l’élève était en retard à l’école (plutôt que simplement en retard à un cours) et absent pour tout un avant-midi ou tout un après-midi. Le cumul de l’assiduité est toujours effectué automatiquement lorsque l’utilisateur enregistre les dossiers d’assiduité. Si une cellule de total est vide pour les absences ou les retards, cela signifie que l’élève n’a pas d’enregistrements d’absence ou de retard. La valeur zéro sera affichée en guise de total. 

Section Détails de l’assiduité

La fonctionnalité de cette section de l’écran comprend l’affichage et la modification des détails de l’assiduité pour un élève individuel.

Ajouter des fiches d’assiduité

Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Ajouter dans la section Détails de l’assiduité, le panneau Ajouter des fiches d’assiduité est affiché. Des champs Dates de l’assiduité, Justifications, Raison et Mode d’entrée sont disponibles. Un champ supplémentaire pour entrer la période ou l’heure à laquelle l’élève retourne à l’école ou l’heure à laquelle il arrive à l’école ou la quitte sont disponibles lorsque les modes d’entrée Période ou Heure d’arrivée ou Heure de départ sont sélectionnés. Les détails sur les communications concernant les absences ou les retards peuvent être notés dans les champs disponibles.

Dates d’assiduité

Les dates d’assiduité déterminent la période d’ajout de l’assiduité pour l’élève sélectionné. Si la date courante par défaut n’est pas une date à laquelle l’assiduité est enregistrée, ou si l’élève est inactif à cette date, la date valide antérieure la plus proche apparaît. Des fiches d’assiduité seront générées pour toutes les dates durant lesquelles les présences sont enregistrées dans l’intervalle sélectionné lorsque l’élève est actif ou présincrit.

Remarque : Un élève préinscrit sera activé le premier jour d’enregistrement de l’assiduité dans cet intervalle.

Signaler comme

Dans cette zone, l'utilisateur sélectionne le code de participation à appliquer au relevé de présence nouvellement ajouté. Les codes de présence sont A - Absent, E - Excusé, Jour G - G, L - Tard et N - Jour non instruit.

Absent

Ce code est utilisé pour indiquer l’absence d’un élève durant une période complète. Les heures de l’absence sont affichées dans la grille Détails sur l’absence et peuvent être modifiées. Par exemple, si la période 1 dure de 9 h à 10 h et que la période 2 dure de 10 h à 11 h, et que l’élève se présente à l’école à 10 h 30, son dossier indiquera :

Période 1 : absent de 9 h à 10 h. (soumis comme « A »);

Période 2 : en retard en classe. Soumis comme « R » de 10 h à 10 h 30.

Absence justifiée

L’heure de l’absence justifiée peut être indiquée depuis le début d’une période ou la fin d’une période. Les règles sont les suivantes : en mode d’entrée pour toute la journée, des enregistrements seront générés pour toutes les périodes entre les valeurs « De » et « À ». Cependant, si, pour certaines périodes, la valeur « De » correspond à l’heure du début de la période et la valeur « À » tombe en plein milieu de la période, le « A » pour ces périodes sera remplacé par un « R ». En mode d’entrée par période, un enregistrement d’absence justifiée sera généré pour la période donnée correspondant aux valeurs « De » et « À ». Si l’utilisateur indique une absence depuis le début de la période, l’enregistrement indiquera « R » plutôt que « A ». En mode d’entrée par heure d’arrivée, l’application génère des enregistrements « A » depuis le début de la journée jusqu’à l’heure d’arrivée. Si l’utilisateur indique une absence depuis le début de la période, cette période est associée à un « R » plutôt qu’à un « A ». En mode d’entrée par heure de départ, l’application génère des enregistrements « A » à partir de l’heure indiquée. Si l’utilisateur indique une absence depuis le début de la période, cette période est associée à un « R » plutôt qu’à un « A ».

La valeur « Justification » est habituellement utilisée pour les départs. Elle pourrait toutefois être utilisée en conjugaison avec les modes d’entrée « Toute la journée » ou « Par heure de départ » si un élève part au milieu d’une période pour une excursion. Ceci permettrait d’assurer que toutes les périodes subséquentes sont associées au code d’absence « Absence justifiée » plutôt que « Absent ». En règle générale, l’utilisateur utilise « Absence justifiée » uniquement si les élèves assistent à un événement scolaire et qu’il ne veut pas qu’ils soient considérés comme absents.

Jour G

Ceci est un jour G. Les absences des élèves ne sont pas comptabilisées lors de ces journées. Les enregistrements d’assiduité indiqueront un « G » plutôt qu’un « A ».

Retard

L’utilisateur sélectionne ce code dans la boîte « Justification » en gardant à l’esprit que l’élève est en retard à un cours après qu’il ait été enregistré comme étant présent dans un autre cours. Choisir cette option inactive tous les modes d’entrée à l’exception de « Période » et « Heure d’arrivée ». Ces enregistrements ne représentent pas une absence de l’école. L’heure actuelle est insérée dans le champ d’heure « À » dans la grille. Ceci permet de différencier les retards à un cours des retards à l’école. En revanche, le code « Absent » avec le mode d’entrée « Heure d’arrivée » fera en sorte qu’un code d’absence sera appliqué à toute période complètement manquée et qu’un code de retard sera appliqué à tout cours qui n’est pas encore terminé à l’heure d’arrivée. Dans ce cas, l’heure « À » serait enregistrée comme heure d’arrivée.

Journée sans enseignement

Cette valeur est utilisée uniquement pour les élèves à temps partiel d’écoles élémentaires pour indiquer des jours sans enseignement ou pour les élèves participant à un programme d’intervention comportementale intensive. Cela est nécessaire quand ces élèves sont inscrits à des cours les jours ou les demi-jours durant lesquels ils ne sont pas censés être présents. En utilisant un « N » pour l’assiduité par période, les fiches de présence de l’élève indiqueront un « N » pour les demi-jours ou les jours complets durant lesquels l’élève ne sera pas présent. Si l’utilisateur tente d’utiliser ce code pour des élèves du secondaire qui ont des cours associés à des sections de cours pour la ou les périodes en question, un message sera affiché, indiquant que ceci n’est pas permis, puisque les cours sont, par définition, des classes d’enseignement. Les fiches d’assiduité des élèves du secondaire à temps partiel indiqueront automatiquement un « N » pour les demi-jours durant lesquels les élèves n’ont pas de classes d’enseignement. Aucune action ne doit par conséquent être prise pour ces élèves.

Raison

Le menu déroulant Raison contient les raisons possibles associées aux absences, telles que définies dans la table de validation Raisons d’absence. Chaque raison dans une école est associée à un ou plusieurs codes d’assiduité. La liste déroulante contient uniquement les raisons valides pour le code d’assiduité sélectionné. Les raisons contenues dans la liste déroulante sont aussi filtrées en fonction de la ou des dates sélectionnées, de telle sorte que les raisons qui ne sont plus valides pour les dates sélectionnées ne seront pas utilisées par erreur. Pour qu’une raison soit incluse dans la liste, sa date initiale doit être antérieure ou égale à la première date sélectionnée, et sa date finale doit être égale ou postérieure à la dernière date sélectionnée.

Mode d’entrée

Le mode d’entrée sélectionné détermine les périodes pour lesquelles l’assiduité sera enregistrée. Les valeurs possibles sont les suivantes :

• Toute la journée – l’assiduité générée sera appliquée à toute la journée scolaire. L’application détermine le nombre de périodes que comporte la journée particulière en fonction de l’échéancier enregistré dans le calendrier pour la voie sélectionnée.
• AM – génère des enregistrements d’assiduité pour toutes les périodes de l’avant-midi.
• OM – génère des enregistrements d’assiduité pour toutes les périodes de l’après-midi.

plus de détails

Les options AM et PM sont nécessaires pour générer des enregistrements d’assiduité pour toutes les périodes de l’avant-midi ou de l’après-midi pour les élèves dans des programmes modifiés. Ces options n’apparaissent pas pour les écoles élémentaires puisque ces dernières utilisent déjà les périodes avant-midi et après-midi. Période – les enregistrements d’assiduité générés seront appliqués à la période sélectionnée. La liste des périodes est définie pour la voie des élèves et pour l’échéancier de la journée, tels que définis dans le calendrier scolaire. La liste déroulante des périodes sera visible. Heure d’arrivée et Heure de départ – une boîte de sélection apparaît lorsque l’utilisateur choisit ces options. L’utilisateur peut y entrer l’heure à laquelle l’élève arrive pour la journée ou revient à l’école après une absence.

Détails de communication

L’utilisation de cette section est optionnelle. Les renseignements entrés ici seront utilisés dans les enregistrements de présence créés durant la création de l’assiduité. Elle s’applique uniquement aux nouveaux enregistrements d’assiduité : lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Enregistrer, de nouveaux enregistrements apparaissent à l’écran. Les valeurs « Téléphoné », « Note reçue », « À voir » et « Commentaires », qui sont définies dans la section Communication – détails, sont assignées à chacun des nouveaux enregistrements. L’utilisateur peut fermer le panneau Ajouter des fiches de présence, les modifier individuellement dans la grille Détails de l’assiduité et enregistrer à nouveau. La longueur maximale du champ « Commentaire » est de 80 caractères. 

Règles de création

Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Enregistrer, de nouvelles fiches seront générées pour l’élève sélectionné pour chaque date sélectionnée. Le nombre et le type d’enregistrements d’assiduité générés dépendent du mode d’entrée et de la structure de l’emploi du temps de l’élève, conformément aux exemples ci-dessous :

Mode d’entrée « Toute la journée » : une fiche d’absence distincte sera créée pour chaque période durant laquelle l’élève était absent. Mode d’entrée « Heure d’arrivée » : le module génère une fiche de retard pour la période durant laquelle l’élève est arrivé et une fiche de retard distincte pour chaque période qu’il a manquée avant son arrivée.

Quelques clarifications

Si un élève est marqué comme étant « absent » pour toute la journée puis qu’il est par la suite marqué comme étant « en retard » ou qu’il se présente en classe, les changements appropriés sont apportés à son dossier de présences. La période d’assiduité « A » pour la période durant laquelle il revient est modifiée pour un « R » et les périodes « A » subséquentes sont supprimées.

Si, après que les présences aient déjà été enregistrées, on détermine qu’une journée devrait être une journée G, les absences G apparaîtront comme suit :

La valeur cumulée pour ces exemples serait :

1. A l’avant-midi, G l’après-midi.
2. P l’avant-midi, G l’après-midi.
3. P l’avant-midi, G l’après-midi.
4. A l’avant-midi.

5. P l’avant-midi.

Si l’élève a un statut de préinscrit, que le mode d’entrée est « Heure d’arrivée » et que ce mode d’entrée est associé à une absence, un retard ou une absence justifiée, l’élève sera activé et son statut dans Renseignements concernant l’élève sera modifié de « préinscrit » à « actif ».

Aucune exigence système particulière n’est associée à l’entrée de renseignements sur l’assiduité pour les élèves APD. L’utilisateur devrait néanmoins être au fait des règles régissant ces élèves. En particulier, dans le cas où un élève APD est inscrit à des cours crédités, l’école doit prendre les présences pour les périodes durant lesquelles l’élève est absent ou en retard. Si la moitié de la journée de l’élève apparaîtra comme une absence ou un retard après le cumul, cela sera remplacé par un « G » sur la fiche des présences quotidiennes. Dans le cas des élèves en absence prolongée, les codes d’absence sont entrés chaque jour, pour toutes les périodes, pour l’élève. 

Détails de l’assiduité

Cette grille contient toutes les fiches de présence pour l’élève sélectionné pour l’année scolaire ou le semestre courant (en fonction des préférences de l’école). Chaque ligne correspond à une période de la voie. Tous les champs à l’exception de Date, Période et Classe peuvent être modifiés. Le module convertit automatiquement les absences en retards ou en absences justifiées lorsque l’utilisateur entre une heure dans les champs « De » ou « À ».

Quelques clarifications

Supposez qu’un élève quitte l’école au milieu de la période 5, à 13 h 30. Même si le code « Absent » est utilisé pour noter cette activité, l’élève était présent durant une partie de la période 5 et il ne devrait donc pas apparaître comme étant absent pour cette période. D’un autre côté, toutefois, il n’était pas non plus présent durant toute la période. Par conséquent, le module Gestion de l’assiduité convertit le « A » en « J » et applique le code « Absence justifiée » à la période 5, mais conserve le code « Absent » pour la période 6 :

Période 5 : absent de 13 h 30 à 14 h, pour une absence justifiée (soumis comme un « J »).

Période 6 : absent de 14 h à 15 h (soumis comme un « A »).

Si l’assiduité de l’élève a été soumise comme une absence au début de la période (p. ex. de 13 h à 13 h 30), la « Justification » sera remplacée par un « R ». Dans tous les cas, l’utilisateur peut modifier la justification suggérée par le module par la valeur de son choix. L’assiduité de l’élève peut donc être marquée comme une absence durant une partie de la période, une excuse au début de la période ou un retard durant toute la période.

Lorsque les cases Téléphoné et (ou) Note sont cochées, dans la section Communication – détails, les cases Téléphoné et (ou) Note des fiches générées apparaissant dans cette grille seront aussi cochées.

Panneau Répertoire téléphonique

La section Répertoire téléphonique contient les coordonnées liées à l’élève sélectionné. Les colonnes Titre, Nom, Lien et Détails de télécommunication indiquent ces renseignements pour chacun des contacts de l’élève dont la date initiale est antérieure ou égale à la date actuelle et dont la date finale est égale ou postérieure à la date actuelle.

Remarque : Seuls les contacts pour lesquels l’indicateur « Accès » est sélectionnée apparaîtront.