Mise à jour de l'élève : Bloc-Notes

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Aperçu

Dans Mise à jour des élèves, vous avez un élève ouvert. Déplacez le curseur de la souris sur Mise à jour de l’élève et cliquez sur Bloc-notes. L’écran Bloc-notes de l’élève permet de gérer les notes ou commentaires sur l’élève pour l’année scolaire courante. Il peut contenir des instructions concernant des alertes médicales, des commentaires des enseignants, des indicateurs d’absentéisme ou toute autre observation. Il pourrait contenir des renseignements d’une nature personnelle. Vous pouvez envoyer ces notes par courriel à vos collègues ou aux contacts d’un élève.

Sécurité

MSJÉL – Accès bloc-notes – contrôle l’accès à l’écran Bloc-notes.

MSJÉL – Bloc-notes – Accès complet à tous les blocs-notes contrôle qui est désigné comme la personne pouvant accéder à toute note sans égard à l’auteur de cette note, et pouvant modifier ou supprimer la note et les commentaires, c’est-à-dire un superutilisateur.

Notre application respecte le réglage de la case Mise à jour pour l’utilisateur particulier lorsqu’elle détermine si les champs sont modifiables. D’autres tâches de sécurité s’appliquent aussi aux blocs-notes. Consultez votre personnel technique.

Si l’indicateur de mise à jour est désélectionné (c’est-à-dire non coché) :

Vous n’aurez pas de privilèges de mise à jour, même si des tâches décrites dans la section des privilèges de l’utilisateur vous sont affectées.
Tous les boutons devraient être invisibles à l’exception de Recherche d’un élève.
Utilisez l’indicateur « Tous les élèves » pour déterminer l’accès à l’écran du bloc-notes. Lorsque « Tous les élèves » ne vous est pas affecté, vous pouvez seulement voir et accéder aux élèves dans vos propres classes, matières élémentaires et/ou groupes d’élèves.
Les droits d’accès de l’utilisateur sont déterminés dans les réglages de sécurité de Trillium de base. Selon les paramètres de sécurité, dans Trillium de base il y a deux critères pour ceux qui ont accès au bloc-notes d’un élève :

Seul l’auteur d’une note ou un utilisateur auquel on a donné des droits de partage à la note peuvent voir les notes.
Seul l’auteur d’une note peut modifier cette note.

Préférences

Configuration de l’école > Préférences > École – Académique > Bloc-notes > Accès implicite public

Détails sur le bloc-notes

Pour commencer, rendez-vous ici : Mise à jour des élèves > Mise à jour de l’élève > Bloc-notes. Recherchez ensuite l’élève dont vous avez besoin.

Dans l’écran qui apparaît, cliquez sur Ajouter pour afficher la fenêtre contextuelle Détails du bloc-notes. Entrez ou sélectionnez les détails pour la note particulière.

1. Sélectionnez la Description bloc-notes (une catégorie de notes spécifique) dans la liste déroulante. Ces catégories sont définies par votre école dans la table de validation Description bloc-notes. Ceci est un champ obligatoire.

2. Le champ Matière est un champ obligatoire en format texte libre.

3. La Date d’expiration est pour cette note particulière et n’est pas un champ obligatoire. Si vous n’entrez pas de date, cette note sera conservée jusqu’à ce que l’élève quitte l’école.

4. Des cases à cocher Public, Alerte et DSO se trouvent sous l’étiquette Accès, ainsi qu’une liste déroulante de membres du personnel avec lesquels vous pouvez partager la note. Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes.

Cochez la case Public pour indiquer si la note peut être partagée avec tous les autres utilisateurs. Ceci désactivera le champ Note partagée avec, qui vous permet de sélectionner des utilisateurs spécifiques qui peuvent consulter cette information. La valeur implicite de cette case est la valeur précisée dans les préférences École – Académique.
Cocher la case Alerte fait apparaître l’icône et la fenêtre contextuelle Alerte dans l’en-tête de l’élève.
Cocher la case DSO indique que la note est assujettie aux normes de rétention de l’information du DSO (dossier de l’élève de l’Ontario).

Une fois que la note a été enregistrée, la liste déroulante Classer selon description bloc-notes est disponible pour filtrer les notes. Les notes dans la description bloc-notes sélectionnée sont affichées en ordre de date ascendante. Si une note est associée à une alerte, l’icône Alerte s’affiche. La case à cocher Public est aussi affichée si applicable.

Dans l’écran de l’élève, sélectionner Afficher les blocs-notes expirés inclut toutes les notes dans le dossier de l’élève avec une date expirée. Les notes expirées peuvent être liées à toute année scolaire.

Cliquer sur l’icône Notification (une enveloppe) dans la note affiche la fenêtre contextuelle Notification. Votre adresse courriel apparaît dans le champ De. Dans le champ À, une section escamotable – Envoyer la notification à – permet de sélectionner des membres du personnel ou des contacts actuels de l’élève.

Dans la liste Personnel de l’école, tous les membres du personnel qui ont une adresse courriel sont disponibles pour sélection. Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes.
Dans la section Contacts actuels de l’élève, tous les contacts de l’élève qui ont une adresse courriel et dont l’indicateur Correspondance est coché sont disponibles pour sélection. Des champs pour définir la relation du contact avec l’élève vous aideront à déterminer si ce contact devrait recevoir une notification.
Le champ d’objet du courriel est limité à 78 caractères.
Le corps du courriel est limité à 4 000 caractères.

Cliquer sur l’icône Commentaire (ellipse) fait apparaître la fenêtre contextuelle Ajouter/modifier commentaire. Ici, les membres du personnel avec lesquels la note est partagée peuvent créer des commentaires additionnels. Ces commentaires appartiennent à leur créateur et ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés par quelqu’un d’autre. Ces commentaires apparaissent sous la note originale, dans un champ encadré. Dans ce champ se trouvent des icônes permettant de modifier ou de supprimer ce commentaire.

Les icônes Modifier et Supprimer pour la note originale se trouvent à droite de l’icône Commentaire. Lorsque vous cliquez sur Modifier, la fenêtre contextuelle Détails du bloc-notes s’affiche, contenant la note originale. Cliquer sur l’icône Supprimer affiche un message vous demandant si vous voulez supprimer la note et tous les commentaires.

Cliquer sur Oui supprime tout.
Cliquer sur Non ferme le message et reste dans la page Bloc-notes principale.

Nous avons ajouté la possibilité de créer un superutilisateur pour gérer les cas où le créateur d’une note quitte l’école, à la suite de quoi il est dorénavant impossible de modifier ou de supprimer la note. Notre intention est que vous affectiez à ce rôle un membre du personnel, directeur, directeur adjoint, conseiller d’orientation, qui aurait normalement un accès complet à l’élève.