Mise à jour de l'élève : Inscrire les élèves transférés

Aperçu 

Cette fonctionnalité est utilisée lorsque des élèves transférés sont inscrits dans votre école depuis une autre école dans votre conseil scolaire. Par exemple : votre école est une école secondaire et les élèves de 8e année de l'école élémentaire locale peuvent être transférés dans votre école dès le mois de février afin de simplifier la tâche de création de l'horaire pour l'année scolaire suivante. Si certains de ces élèves ne fréquentent pas votre école au bout du compte (s'ils déménagent dans la zone d'un autre conseil, etc.), leur enregistrement devra être renvoyé à l'école d'origine.

Un élève qui est transféré de son école principale à son école partagée, auquel cas son école partagée devient sa nouvelle école principale, sera inscrit automatiquement à l'école partagée, à moins que votre conseil ne permette le mode d'écoles multiples. Si votre conseil permet le mode d'écoles multiples, l'école de réception doit alors inscrire l'élève à l'aide de cet écran.

Durant l'inscription dans l'une des écoles multiples, notre logiciel vérifie si l'école est l'ancienne école partagée de l'élève et si l'inscription a lieu le même jour que le jour où le partage prend fin. Si c'est le cas, le système tente d'étendre les renseignements de l'élève (programmes, classes, ALF/APD/anglais, minutes d'enseignement, éducation coopérative, éducation de l'enfance en difficulté, programmes autochtones, programmes de rattrapage et programmes APD) jusqu'à la date finale de l'année scolaire.

Durant l'inscription, vous devez sélectionner une voie et des programmes d'inscription et ALF/APD/anglais, et vous pouvez choisir une autre voie et d'autres programmes ou renseignements ALF/APD/anglais parmi ceux dans lesquels l'élève a été inscrit durant son inscription précédente à l'école à titre d'élève partagé. Si c'est le cas, les dates finales du programme, de la voie et du programme ALF/APD/anglais et de la ou des classes dépendantes ne peuvent pas être restaurées durant l'inscription. Les programmes d'éducation de l'enfance en difficulté, autochtone, de rattrapage et APD, toutefois, ne dépendent pas du programme de l'école ou de la voie et ils seront toujours restaurés.

Un élève peut être inscrit uniquement s'il n'est pas déjà actif dans une autre école principale à la ou après la date d'inscription sélectionnée.

Si le mode écoles multiples est utilisé dans votre conseil, si un élève est déjà actif ou préinscrit dans une autre école principale avant la date d'inscription sélectionnée, il peut alors uniquement être préinscrit dans la nouvelle école principale.

Dans le cas des élèves partagés, la date d'inscription doit être égale ou supérieure à la date d'entrée dans l'école principale. Si le départ de l'élève de l'école principale est préenregistré, il ne peut alors pas être rendu actif dans toute école partagée. 

Si votre conseil ne permet pas les partages à des écoles multiples, alors pour un élève qui est déjà actif dans une autre école partagée, seule une préinscription sera permise.

Si votre conseil permet les partages à des écoles multiples, alors les élèves peuvent être inscrits activement dans des écoles partagées multiples sans aucune restriction.

Pour les inscriptions d'élèves de l'éducation permanente : Seuls les élèves qui n'ont pas de transactions d'effectif, ou ceux qui sont inactifs au moment des inscriptions dans l'école d'éducation permanente de réception, peuvent être inscrits. Les élèves qui sont transférés mais qui sont encore actifs dans l'école apparaîtront en mauve. Pour les inscrire, vous devez d'abord enregistrer leur départ. Durant la procédure d'inscription, les choix de cours de la ou des écoles émettrices seront appliqués aux choix de cours du ou des élèves.

L'accès à cet onglet est contrôlé par les tâches de sécurité suivantes :

Ce module respecte le réglage de la case Mise à jour pour le rôle de l'utilisateur particulier lorsqu'il détermine si les boutons Ajouter/Supprimer/Enregistrer sont visibles.

Quelques précisions...

 La case Tous les élèves doit être cochée dans la tâche de sécurité qui contrôle la page pour que l'utilisateur puisse effectuer des changements dans cette page. Autrement, la page apparaîtra en mode consultation seulement.

Commencez ici  

Mise à jour de l'élève > Inscrire un élève > Inscrire les élèves transférés

  Inscrire les élèves transférés

  

Un message est affiché dans le haut de la page, indiquant le nombre total d'élèves qui ont été transférés dans votre école et qui n'ont pas encore été inscrits. Cliquez sur l'icône d'information,

, pour ouvrir une fenêtre contextuelle indiquant le nombre d'élèves transférés et non encore inscrits regroupés selon l'année durant laquelle ils ont été transférés. 

Inscription pour... quelle période? 

Recherche des élèves 

Les champs de cette section seront utilisés pour filtrer la liste des résultats d'une recherche d'élèves.

• Sélectionnez le NIEC de l'école afin de limiter la liste des élèves uniquement aux élèves qui ont été transférés avec le NIEC sélectionné. Ce champ contiendra par défaut la valeur implicite définie par votre école.

• Dans École précédente, sélectionnez dans la liste déroulante l'école de laquelle la majorité des élèves proviendront. Seules les écoles de votre conseil y figureront. Si un élève est transféré d'une école située dans un autre conseil, il devra être admis, et non transféré. Pour afficher la liste de tous les élèves transférés, laissez ce champ vide.

• Sélectionnez une Langue d'enseignement afin de limiter la liste d'élèves uniquement aux élèves dont la langue d'enseignement précédente était cette langue d'enseignement.

• Le champ Nom de l'élève sert à trouver un élève en particulier. Commencez à taper le nom d'un élève et une liste des élèves transférés, mais non encore inscrits dans votre école pour le NIEC sélectionné sera affichée. Définissez l'école et la langue d'enseignement précédentes si vous voulez raffiner la liste des élèves affichés dans ce champ. Cette liste peut inclure des élèves transférés à une année précédente, mais qui n'ont jamais été inscrits. Écoles d'éducation permanente : Il s'agit d'une liste des élèves qui sont transférés mais pas encore inscrits dans le NIEC d'école sélectionné cette année.

• Sélectionnez Transféré pour trouver les élèves qui ont été transférés mais qui n'ont pas encore été inscrits. Cette option est sélectionnée par défaut.

• Sélectionnez Transféré et inscrit pour trouver les élèves qui ont été transférés et inscrits dans votre école dans l'année définie dans la section Inscription pour.

• Cliquez sur Rechercher pour générer une liste des élèves transférés en fonction des critères de recherche que vous avez définis.

  Résultats de recherche 

  Cette section affiche la liste des élèves qui correspondent à vos critères de recherche. Vous pourrez inscrire, désinscrire ou annuler le transfert du ou des élèves sélectionnés.

  Lorsque Transféré est sélectionné dans la section Recherche des élèves :

  

  
  

• Une case à cocher vous permet de sélectionner/désélectionner toutes les rangées dans la page courante ou dans toutes les pages.

• Nom de l'élève/Numéro d'élève contient le nom préféré de l'élève et son numéro d'élève. Cliquez sur l'icône, 

  

   pour voir le sexe et la date de naissance de l'élève.

• École précédente/Date du départ indique l'école précédente de l'élève et la date à laquelle cet élève a été partagé.

• La Date d'expiration correspond au jour après la date à laquelle l'élève ne peut pas être inscrit. Il s'agit habituellement du dernier jour du semestre. Ce champ est visible uniquement lorsque l'option Partagé est sélectionnée.

• Registre indique le type de registre utilisé pour inscrire l'élève. Cette valeur ne peut pas être modifiée. Temps partiel est la seule option disponible lors du partage d'un élève.

• Année indique l'année d'études de l'élève. Cette valeur peut être modifiée.

• Voie indique la voie utilisée pour inscrire l'élève. Cette valeur peut être modifiée.

• Programme indique le programme utilisé pour inscrire l'élève. Cette valeur peut être modifiée.

• Type d'entrée indique le type d'entrée nécessaire pour inscrire l'élève. Cette valeur peut être modifiée.

• Lorsque vous cliquez sur le bouton Appliquer les valeurs de la sélection, l'application applique les valeurs implicites aux élèves sélectionnés.

• Sélectionnez la Langue seconde dans laquelle l'élève est impliqué. Ou, si l'élève n'a pas à suivre de programme ALF/APD/anglais, choisissez Exempté. Ceci vous permettra de distinguer entre les élèves auxquels aucun programme ALF/APD/anglais n'a été affecté et ceux qui n'ont pas besoin d'un programme ALF/APD/anglais.

• Entrez le nombre de minutes d'enseignement de l'anglais (de base, intensif ou immersion) par jour dans le champ MEQ. La valeur par défaut est définie dans les préférences académiques de l'école. Si une autre valeur a été entrée dans le champ Langue seconde ou dans le champ Premières MEQ :

  • Programme de base doit se situer entre 20 et 59 minutes;

  • Programme intensif doit se situer entre 60 et 149 minutes;

  • Programme d'immersion doit se situer entre 150 et 300 minutes.

• Nous affichons un message d'avertissement si vous entrez des minutes qui se situent en dehors de ces paramètres. Ce champ n'est pas nécessaire pour les élèves du secondaire.

La valeur par défaut du champ Deuxièmes MEQ est définie dans les préférences académiques de l'école.

• Ce champ est applicable uniquement à un programme combiné; il sera visible ou non en fonction de la sélection effectuée dans le champ Langue seconde.
• Ce champ n'est pas nécessaire pour les élèves du secondaire.

Lorsque Transféré et inscrit est sélectionné dans la section Recherche des élèves :

• Une colonne pour la Date d'inscription est ajoutée dans la grille. Les colonnes Programme, Langue seconde et MEQ sont enlevées.
• Cliquez Appliquer les valeurs de la sélection pour appliquer les valeurs implicites de la section Inscription - valeurs par défaut aux élèves sélectionnés. 
• Cliquez Registre pour inscrire les élèves sélectionnés dans votre école.
• Cliquez Enlever pour désinscrire les élèves sélectionnés. Ce bouton est applicable uniquement lorsque les élèves sont transférés et inscrits dans votre école.
• Si les élèves transférés dans votre école ne sont pas arrivés et que vous aimeriez annuler leur transfert, cliquez Annuler le transfert pour annuler le transfert des élèves sélectionnés. Cette opportunité est disponible uniquement pour les élèves transférés et non inscrits.
• Cliquez Erreurs pour afficher et imprimer toute erreur survenue durant la procédure d'inscription.